Accord de sous-traitance des données

Les parties

Le responsable de traitement : vous, ou l'entité au nom de laquelle vous avez souscrit.

Le sous-traitant : NOVA, Société à responsabilité limitée (SARL), siège social 71 boulevard Raymond Poincaré, 06160 Antibes, France, immatriculée sous le numéro 941 222 671.

Objet, durée et nature du traitement

Objet

Transcription de la parole en texte, mise en forme de ce texte, production de comptes rendus de réunion, et constitution d'une base de connaissances à partir des réponses de l'utilisateur.

Durée

La durée de votre abonnement, augmentée du délai d'effacement prévu ci-dessous.

Nature des opérations

Collecte, transcription, structuration, conservation, consultation et effacement.

Finalité

Rendre le service que vous avez souscrit, et rien d'autre.

Données et personnes concernées

Catégories de personnes : vous-même, vos collaborateurs disposant d'un compte, et les personnes qui participent aux réunions que vous enregistrez.

Catégories de données : adresse électronique et nom des titulaires de compte ; contenu des textes dictés ; transcriptions et comptes rendus de réunions ; fiches de la base de connaissances ; mesures d'usage.

Aucun enregistrement audio n'est conservé. Il est détruit dès la transcription obtenue.

Le service n'est pas conçu pour traiter des données sensibles au sens de l'article 9, ni des données de santé, ni des données relatives à des infractions. Si votre activité vous y expose, il vous revient d'évaluer si le service convient à votre cas.

Nos obligations

NOVA s'engage à :

• Ne traiter les données que sur vos instructions documentées, c'est-à-dire pour rendre le service, sauf obligation légale contraire dont nous vous informerions.
• Ne jamais employer vos données à d'autres fins, et en particulier ne jamais entraîner de modèle avec.
• Garantir la confidentialité, par engagement écrit des personnes autorisées à y accéder.
• Mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites ci-dessous, et vous aider à répondre aux demandes d'exercice de droits que vous recevriez.
• Vous notifier toute violation de données sans délai injustifié, et au plus tard quarante-huit heures après en avoir pris connaissance, avec les éléments nécessaires à votre propre notification.
• Vous mettre à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28, et permettre un audit raisonnable.

Mesures de sécurité

• Chiffrement de tous les échanges en transit.
• Hachage des mots de passe et des jetons d'appareil : nous ne détenons que des empreintes.
• Cloisonnement par compte, vérifié à chaque écriture : un identifiant deviné ne donne accès à rien.
• Clés des moteurs de transcription conservées côté serveur, jamais embarquées dans les applications.
• Accès restreint et tracé à la base de production.
• Sauvegardes chiffrées, conservées dans l'Union européenne.

Sous-traitants ultérieurs

Vous autorisez NOVA à recourir aux prestataires suivants. Nous vous informerons de tout ajout ou remplacement au moins trente jours à l'avance, délai pendant lequel vous pourrez vous y opposer et, le cas échéant, résilier sans frais.

Transferts hors Union européenne

Les données sont hébergées dans l'Union européenne. Certains prestataires de transcription et de modèles de langue sont établis aux États-Unis : ces transferts reposent sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.

À la fin du contrat

À la fin de votre abonnement, et à votre choix, nous vous restituons vos données dans un format exploitable ou nous les effaçons. À défaut d'instruction de votre part, elles sont effacées sous trente jours, à l'exception de ce que la loi comptable impose de conserver.